Errori e correzioni del Formulario Rifiuti

Anche quelli che sembrano banali errori nella compilazione del Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) possono compromettere la tracciabilità del trasporto ed esporre i soggetti coinvolti a responsabilità e sanzioni.

Con l’introduzione del nuovo modello di FIR previsto dal D.M. 59/2023 e l’avvio del sistema RENTRI, il livello di controllo sui dati è aumentato in quanto le incongruenze tra Formulari, Registri e trasmissioni digitali sono facilmente rilevabili.

Nel periodo di transizione attualmente in corso, in cui convivono Formulario cartaceo e Formulario Digitale (xFIR), è ancora più importante sapere come correggere gli errori adeguatamente.

Con questo breve articolo vogliamo evidenziare i principali tra errori e correzioni che si incontrano con più frequenza nella compilazione del Formulario di identificazione dei rifiuti (FIR).

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Errata Denominazione / Descrizione del rifiuto

Uno degli errori più comuni nel Formulario è sbagliare la descrizione del rifiuto, spesso compilata in modo generico o non conforme alla codifica ufficiale.

La compilazione del campo individuato per la descrizione del rifiuto non deve mai prescindere da un dato fondamentale:
la descrizione codificata indicata nell’Elenco Europeo dei Rifiuti, come identificato nella Comunicazione della Commissione 2018/C 124/01.

Questo significa che la descrizione del rifiuto nei FIR deve sempre rispettare quanto previsto dall’Elenco Europeo dei Rifiuti (EER), riportando la dicitura codificata associata al codice CER. Eventuali integrazioni descrittive sono utili, ma non possono sostituire la denominazione ufficiale.

Qualunque altro elemento che consenta di identificare il rifiuto con il massimo grado di accuratezza è, infatti, utile ma non sostituisce la descrizione codificata, fatta eccezione per i rifiuti identificati con codici CER tipo 00.00.99 – rifiuti non specificati altrimenti.

Riportiamo in tabella alcuni alcuni esempi di errori comuni nella descrizione rifiuto nel Formulario, come utilizzo di descrizioni abbreviate o semplificate, sostituzione della descrizione codificata con una denominazione commerciale o la mancata integrazione nei casi di codici “non specificati altrimenti”.

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Emissione di Formulari non vidimati

L’utilizzo di Formulari non vidimati rappresenta un errore formale rilevante, che incide direttamente sulla validità del documento.

L’emissione di FIR non vidimati è quindi un’irregolarità vera e propria nella tracciabilità dei rifiuti, sanzionabile ex art. 258 co. 4 del Dlgs 152/2006. Siccome della mancata vidimazione rispondono tutti i soggetti coinvolti nella gestione del rifiuto, l’impianto di destinazione (ad esempio) potrebbe/dovrebbe respingere il carico di rifiuti.

Con il nuovo sistema digitale di gestione rifiuti, la vidimazione avviene tramite servizi digitali (anche per Formulari cartacei), e non è quindi più legata esclusivamente agli sportelli fisici della Camere di Commercio e degli uffici dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competenti.

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Mancata restituzione del Formulario

Storicamente, uno degli errori più critici nella gestione del FIR riguarda la mancata restituzione dell’ex quarta copia, ovvero il documento controfirmato dal Destinatario che certifica l’avvenuto conferimento del rifiuto.

Nel modello cartaceo, resta ancora valido il riferimento ai 90 giorni entro cui il Produttore deve rientrare in possesso della copia completa (ex quarta copia). Con l’introduzione del sistema digitale, cambiano completamente tempi e modalità di restituzione della copia del Formulario.

Nel modello xFIR, infatti, non esiste più una copia fisica: il documento viene completato e reso disponibile digitalmente, con trasmissione entro due giorni lavorativi dalla presa in carico del rifiuto.

In questo contesto, gli errori più frequenti non riguardano più solo la mancata restituzione, ma anche la gestione dei flussi informativi verso il RENTRI. In particolare, possono verificarsi:

• il mancato controllo dell’effettiva disponibilità del documento;
• la mancata verifica della corretta trasmissione nei tempi previsti;
• ritardi o omissioni nell’invio dei dati, che compromettono la tracciabilità;
• l’utilizzo improprio della cosiddetta “copia conforme”, che non ha valore sostitutivo.

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Evitare ritardi nella trasmissione del Formulario

Nel contesto attuale, il rischio di errore non dipende più solo dalla compilazione del singolo Formulario, ma dalla gestione complessiva dei dati tra FIR, Registro e la piattaforma del Ministero. Le criticità più frequenti nascono proprio da attività manuali ripetitive, come la trascrizione dei dati o il controllo delle scadenze, che aumentano il rischio di dimenticanze, ritardi o incoerenze tra documenti.

Per questo motivo, sempre più aziende scelgono di gestire Formulario e Registro all’interno di un unico sistema integrato. Soluzioni come Rifiutoo permettono, ad esempio, di generare i Formulari a partire dai dati già presenti nei registri, mantenere allineate le informazioni e monitorare automaticamente lo stato delle trasmissioni, riducendo in modo significativo il rischio di errori operativi.

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Come correggere gli errori nel FIR

La correzione adeguata degli errori nel nuovo modello di Formulario Rifiuti è essenziale per garantire la tracciabilità del trasporto e la conformità alle procedure previste dal D.M. 59/2023.

Le regole di correzione cambiano in modo significativo tra FIR cartaceo e FIR digitale (xFIR), soprattutto dopo la vidimazione e l’avvio del trasporto.

Errori prima dell’avvio al trasporto

Se un errore viene individuato prima dell’avvio del trasporto, la procedura è diversa in base al formato. Se si tratta di FIR cartaceo, è necessario emettere un nuovo Formulario. Le annotazioni manuali non sono ammesse come correzioni dei dati obbligatori. Nel caso di FIR Digitale (xFIR), come anticipato, occorre effettuare una nuova vidimazione e generare un nuovo FIR digitale corretto.

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Errori dopo la partenza del rifiuto

Se si riscontrano errori nel FIR cartaceo dopo la partenza del rifiuto, è possibile intervenire solo tramite annotazioni nel campo 17. La comunicazione deve essere inviata agli altri soggetti coinvolti (Produttore, Trasportatore, Destinatario) e utilizzata per aggiornare correttamente il Registro Cronologico di Carico e Scarico.

Per l’xFIR non sono ammesse rettifiche a dopo l’avvio al trasporto del rifiuto. Se un errore viene rilevato dopo la firma digitale del Produttore e del Trasportatore, e quindi dopo la partenza del rifiuto, l’xFIR non è valido.

Annullamento del FIR

È possibile annullare il FIR solo prima dell’avvio del trasporto, e solo da parte del soggetto che ha emesso il Formulario.

Una volta che il Formulario è stato firmato e il trasporto è iniziato, il documento non è più modificabile né annullabile. Nel sistema digitale (xFIR) il FIR è immodificabile: eventuali errori riscontrati a posteriori non possono essere corretti sul documento. Il Formulario errato che ha viaggiato, pertanto, non può essere annullato: in questi casi il rifiuto deve essere respinto dall’impianto di destinazione.

Nel caso di annullamento prima della partenza il Formulario rimane comunque tracciato, venendo registrato con stato “annullato” nel sistema (se xFIR) o conservato dal Produttore (se cartaceo) come documento annullato.

Con l’xFIR, inoltre, non è più possibile ricorrere alle cosiddette lettere di correzione, una prassi per modificare Formulari già firmati diffusa ma non propriamente lecita, in quanto non prevista dalla normativa

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Errori rilevati dopo la restituzione della copia completa

Nel caso in cui l’errore venga scoperto solo dopo la restituzione della copia completa del FIR cartaceo (ex quarta copia) è possibile effettuare una rettifica dell’esito del conferimento tramite annotazione nel Registro al momento dello scarico (se la copia è restituita entro i 10 giorni), oppure rettifica del Registro, qualora la copia completa arrivi oltre i 10 giorni.

Per quanto riguarda errori nel FIR digitale (xFIR) rilevati solo dopo la restituzione del file xFIR, non sono previste annotazioni o rettifiche sul documento. Eventuali aggiornamenti riguardano solo il Registro Cronologico e non il FIR digitale già firmato.

Incongruenze tra FIR, registri e RENTRI

Con il sistema RENTRI, il Formulario rifiuti non è più un documento isolato, ma parte di un flusso informativo integrato: le incongruenze tra FIR, Registro di Carico e Scarico e dati trasmessi al sistema sono oggi facilmente individuabili e possono generare segnalazioni o verifiche.

Gli errori più frequenti riguardano quantità non coerenti tra Formulario e Registro, dati anagrafici non allineati, oppure imprecisioni nei codici e nelle operazioni di destino. Per evitare queste criticità è fondamentale garantire la coerenza dei dati fin dall’origine, ridurre al minimo le attività manuali ripetute e adottare sistemi che integrano Registro e Formulario all’interno di un unico flusso.

Quando è obbligatorio emettere un nuovo FIR

È necessario emettere un nuovo FIR ogni volta che, prima del trasporto, viene riscontrato un errore in uno qualsiasi dei campi del Formulario compilati che precedono campi dedicati alle firme del Produttore e del Trasportatore.

Errori tipici di compilazione del Formulario sono, ad esempio:

• indicazione errata del Trasportatore;
• errore nel Destinatario;
• errore nel codice del rifiuto;
• FIR compilato con quantità non attendibili;
• errori nella vidimazione digitale;
• campo ADR errato o incompleto.