Quarta copia Formulario: cosa cambia con RENTRI

Ogni trasporto di rifiuti deve essere accompagnato dal documento relativo al Formulario di Identificazione del Rifiuto (FIR), redatto ai sensi dell’art. 193 del D.Lgs. 152/2006. Il Formulario controfirmato e datato dal destinatario (ex quarta copia), restituita al Produttore Iniziale o Detentore del rifiuto, serve a certificare l’avvenuto conferimento e a riportare il peso verificato a destino.

Con l’introduzione del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti e del nuovo modello di Formulario, la vidimazione diventa digitale e, per i soggetti obbligati, il Formulario viene gestito in formato digitale attraverso l’xFIR, un documento unico firmato digitalmente dai soggetti coinvolti nella movimentazione, in sostituzione delle quattro copie del Formulario. In questo contesto, non vengono più prodotte quattro copie cartacee: la funzione della quarta copia – ossia la restituzione al Produttore dell’evidenza dell’avvenuto conferimento – viene assolta attraverso il flusso digitale del sistema.

Il concetto giuridico alla base della quarta copia non viene meno: cambia lo strumento, non la logica della tracciabilità. Nei casi in cui il FIR sia ancora emesso con processo interamente cartaceo, restano applicabili le regole relative alla restituzione della quarta copia del Formulario (le copie sono ridotte a due). Nel regime digitale, invece, la restituzione è sostituita dall’esito del conferimento trasmesso attraverso il sistema RENTRI.

Comprendere cosa cambia e cosa resta invariato è essenziale per gestire correttamente la tracciabilità dei rifiuti, evitare responsabilità e operare in conformità alla normativa vigente.

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Distribuzione delle copie del Formulario Rifiuti

Nel regime cartaceo, prima di RENTRI, disciplinato dall’art. 193 del D.Lgs. 152/2006 il Formulario di Identificazione dei Rifiuti era redatto in quattro copie a ricalco. La prima copia redatta dal Produttore iniziale/Detentore del rifiuto era l’originale compilato: le altre 3 copie si formano per effetto del ricalco sulla carta copiativa. Dovevano essere tutte datate e firmate dal Produttore/Detentore e controfirmate dal Trasportatore.

La distribuzione delle quattro copie era la seguente:

• Prima copia: rimane presso il Produttore/Detentore e le altre tre viaggiano con il rifiuto fino all’impianto di destinazione.
• Seconda copia: rimane al Trasportatore, anche dopo la consegna del rifiuto all’impianto.
• Terza copia: resta all’impianto di destino.
• Quarta copia: datata e controfirmata dal destinatario è re-inviata al Produttore iniziale, che la verifica e conserva insieme alla prima copia.

Anche se sentiamo parlare di quarta copia RENTRI, in realtà nelle nuove procedure cartacee il Formulario è riprodotto in due copie, compilate dal Produttore/detentore del rifiuto o dal Trasportatore per conto del Produttore, che sono così distribuite:

• Prima copia nuovo FIR cartaceo: rimane dal Produttore (o detentore)
• Seconda copia nuovo FIR cartaceo: viene sottoscritta e datata dal Destinatario che rilascia una riproduzione al Trasportatore. Il Trasportatore provvede a trasmetterne una al Produttore/Detentore e agli altri operatori coinvolti nelle fasi del trasporto.

L’ ex quarta copia deve essere restituita al Produttore e ciò può avvenire anche tramite il Trasportatore. Ciò deve succedere per Legge entro 90 giorni dalla data del conferimento, oppure 180 giorni in caso di spedizioni transfrontaliere.

In caso di mancata ricezione della quarta copia del Formulario nel termine previsto, il Produttore/Detentore deve darne comunicazione alla Provincia o Città Metropolitana, oppure alla Regione nel caso di trasporto transfrontaliero, al fine di vedere esclusa la propria responsabilità.

In caso di smarrimento della quarta copia del FIR durante il trasporto o la fase di restituzione, è importante seguire le procedure già consolidate per affrontare questa situazione. Queste procedure, utilizzate prima dell’introduzione di RENTRI, restano rilevanti anche in contesti dove non è disponibile il supporto digitale.

Con l’introduzione del Sistema Nazionale di Tracciabilità Digitale consente di rintracciare e scaricare il Formulario tramite il numero o il QR Code, semplificando l’accesso al documento.

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Quarta copia Formulario e xFIR

Nel regime digitale previsto dal RENTRI, per i soggetti obbligati al Formulario Digitale xFIR non vengono prodotte quattro copie cartacee del Formulario. Il Formulario diventa un documento informatico strutturato generato in formato digitale (xFIR) e firmato digitalmente dai soggetti coinvolti nella movimentazione del rifiuto.

L’xFIR è un file unico, strutturato secondo i tracciati previsti dal sistema e reso disponibile ai soggetti interessati attraverso il portale RENTRI o tramite software interoperabili. Gli operatori possono consultare e scaricare la copia digitale firmata, che rappresenta il documento ufficiale nel regime digitale. È importante distinguere il documento digitale dalla sua eventuale stampa: nel regime digitale, la stampa non costituisce una copia autonoma, ma una semplice riproduzione del file informatico già generato.

Il file dell’xFIR può essere emesso direttamente sul portale RENTRI oppure tramite software interoperabili accreditati. Una volta generato e firmato, il documento diventa parte del flusso digitale di tracciabilità e sostituisce, per i soggetti obbligati all’xFIR, il modello cartaceo articolato in quattro copie.

Qualora si utilizzi un software interoperabile, la ricezione automatica dei dati consente l’integrazione con il registro di carico e scarico, semplificando la gestione operativa nel rispetto del flusso digitale previsto dalla normativa.

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Restituzione delle copie del Formulario

Nel modello cartaceo, la quarta copia doveva essere restituita al Produttore entro 90 giorni dalla data di inizio trasporto. In RENTRI, la funzione di attestazione dell’avvenuto conferimento è attuata attraverso l’esito del conferimento trasmesso nel sistema.

Il Destinatario, qualora il FIR sia stato emesso dal produttore come xFIR, con la firma digitale e la conclusione del processo sul RENTRI, rende disponibile l’esito entro due giorni lavorativi dalla conclusione del trasporto. L’informazione, trasmessa tramite l’Area di Interscambio RENTRI, comprende il peso verificato a destino e costituisce l’evidenza digitale dell’accettazione e tracciabilità del rifiuto.

In questo modo, nei casi in cui il Formulario sia emesso in modalità digitale, non è più necessario l’invio materiale della quarta copia cartacea. La disponibilità dell’esito nel sistema consente al Produttore di accedere tempestivamente alle informazioni relative al conferimento.

Quando restano le 4 copie con RENTRI

L’introduzione del RENTRI e dell’xFIR non elimina in modo assoluto il Formulario cartaceo. La modalità di emissione del documento dipende infatti dalla posizione del Produttore Iniziale o Detentore rispetto agli obblighi normativi. Se il Produttore è soggetto obbligato all’utilizzo del sistema digitale, il Formulario deve essere emesso in formato informatico (xFIR) e l’intera filiera – Trasportatore e Destinatario – opera in modalità digitale.

Se invece il Produttore non rientra tra i soggetti obbligati a xFIR, il Formulario può essere emesso in formato cartaceo. In tal caso, la gestione delle copie segue ancora il modello tradizionale con le copie cartacee, non più quattro ma due, con restituzione della seconda copia (ex quarta copia) nei termini previsti dalla normativa.

La modalità scelta dal Produttore determina quindi il regime applicabile all’intera movimentazione: non è possibile che un Formulario nasca cartaceo e si trasformi successivamente in digitale, né viceversa, salvo i casi disciplinati dalle procedure di emergenza.

Nel caso in cui il sistema digitale non sia temporaneamente disponibile, infatti, si applicano le procedure di emergenza previste dal DD n.25 del 05/02/2026, che consentono di garantire la continuità della tracciabilità. In questi casi, per chi è obbligato a xFIR, il Formulario nasce come documento digitale e la stampa costituisce una riproduzione del file informatico, non una copia. Le modalità operative sono disciplinate in modo specifico e devono essere seguite con attenzione per evitare irregolarità.

Conservazione della quarta copia cartacea

In dettaglio la procedura standardizzata di invio e conservazione digitale dell’ex quarta copia trasmessa digitalmente accreditata dal Ministero è la seguente:

• l’originale cartaceo della quarta copia viene acquisito a mezzo scanner ottico in formato PDF;
• firmato elettronicamente così come richiesto dall’art. 3 del D.M 23/01/2004 senza marca temporale;
• inviato a mezzo Posta Elettronica Certificata (PED) al Produttore del rifiuto;
• archiviato elettronicamente con software idoneo certificato;
• l’originale cartaceo della quarta copia scansionata verrà archiviato (presso il destinatario) in armadi metallici aventi caratteristiche di resistenza al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi e reso disponibile su richiesta alle autorità o al produttore.

L’utilizzo della PEC risulta perfettamente idoneo proprio perché è lo strumento da utilizzare per tutte le comunicazioni elettroniche che richiedono le ricevute di invio e di consegna.

Inoltre il Ministero ritiene ammissibile questa procedura di trasmissione, conservazione e archiviazione in quanto conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale. Ciò con la raccomandazione di porre particolare cura alla leggibilità del documento digitalizzato, spesso già critica sugli originali cartacei.

È importante precisare che l’invio della quarta copia via PEC riguarda esclusivamente i Formulari emessi in modalità cartacea. Nel regime digitale (xFIR), l’evidenza dell’avvenuto conferimento è resa disponibile attraverso il sistema RENTRI tramite l’Area di Interscambio e non mediante trasmissione via PEC.

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Smarrimento o mancata ricezione della quarta copia del Formulario

Al fine di vedere esclusa la responsabilità del Produttore, la mancata ricezione della quarta copia del Formulario rifiuti dev’essere da esso immediatamente denunciata allo scadere dei 90 giorni, calcolati dalla data di conferimento dei rifiuti al Trasportatore (data inizio trasporto), presso gli uffici delle autorità competenti (da vedere regione per regione).

Vediamo invece come muoversi in caso di smarrimento di una quarta copia già ricevuta oppure della prima copia del Formulario compilata dallo stesso Produttore. In questi casi sarebbe bene procedere così:

• farsi mandare una fotocopia della terza copia del Formulario con una certificazione ai sensi del D.P.R. n.445/2000 – Art. 47 che si tratta dell’originale in loro possesso;
• fare denuncia presso un organo di Polizia Giudiziaria ed allegarla alla fotocopia;
• conservare il tutto per 5 anni.

A proposito di quest’ultimo punto, l’art. 193, comma 2 del D.lgs. 152/2006 dispone che le copie del Formulario, siano esse digitali o cartacee, dovessero essere conservate per cinque anni: termine che il D.Lgs. 116/2020 ha ridotto a 5 anni.

La soluzione definitiva è sicuramente convertirsi completamente al digitale, e Rifiutoo è la scelta più semplice e completa:

• puoi conservare in un archivio in cloud le quarte copie ricevute via PEC oppure scegliere se farlo su una tua memoria di massa;
• potrai per comodità anche creare una copia digitale dell’originale cartaceo e caricarla nel software;
• potrai connettere la quarta copia del FIR alla relativa operazione di scarico all’interno del software in cloud;
• puoi gestire gli xFIR in modo integrato con RENTRI.

Invio della Quarta Copia via PEC

Nel regime cartaceo, la restituzione della quarta copia del Formulario può avvenire anche in modalità digitale tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), secondo quanto chiarito dal Ministero dell’Ambiente.

Questa possibilità riguarda esclusivamente i Formulari emessi in modalità cartacea, articolati in quattro copie. L’invio via PEC consiste nella trasmissione in formato PDF della quarta copia cartacea, acquisita tramite scansione dell’originale.

Il Ministero dell’Ambiente, con nota del 30 luglio 2018, sulla trasmissione a mezzo PEC della IV copia del FIR, ha delineato 3 opzioni possibili, che si possono riassumere come segue:

• restituzione dell’originale cartaceo secondo la modalità tradizionale;
• invio ex quarta copia scansionata da PEC a PEC: se non si dispone di firma digitale, il Trasportatore deve assicurare la conservazione dell’originale cartaceo oppure l’invio dello stesso al Produttore
• da PEC a PEC: se si dispone di firma digitale l’invio così effettuato “sostituisce in tutto e per tutto, ad ogni effetto, la trasmissione materiale (cartacea)”;
• con l’introduzione di RENTRI è possibile trasmettere l’ex quarta copia anche tramite la piattaforma ministeriale.

Nel caso di invio della copia scansionata senza firma digitale, il Trasportatore o il Destinatario devono assicurare la conservazione dell’originale cartaceo oppure procedere comunque alla trasmissione materiale dello stesso al produttore.

Nel caso di invio da PEC a PEC con firma digitale o trasmessa via RENTRI, la trasmissione sostituisce la consegna materiale, fermo restando l’obbligo di corretta conservazione del documento secondo la normativa vigente.

Invio quarta copia del Formulario via PEC e firma digitale

Come confermato dalla AgID (Agenzia per l’Italia in Digitale), dunque, la conservazione di questa copia in digitale può sostituire quella del cartaceo. A questo proposito è però importante la presenza della firma digitale nella comunicazione effettuata attraverso Posta Certificata.

Al di là della tradizionale spedizione dell’originale cartaceo, abbiamo visto come il Ministero dell’Ambiente abbia delineato altre due possibili modalità di re-invio della quarta copia in digitale. Una prevede comunque il re-invio del cartaceo parallelamente, l’altra invece risulta digitale a tutti gli effetti.

Configurando necessariamente un trasmissione del documento da PEC a PEC, le procedure possono essere così riassunte:

• Senza disporre di firma digitale: il Trasportatore deve assicurare l’invio della quarta copia cartacea al Produttore/Detentore oppure la conservazione dell’originale.
• Disponendo di firma digitale: l’invio così effettuato “sostituisce in tutto e per tutto, ad ogni effetto, la trasmissione materiale (cartacea)”. Ciò con conservazione della quarta copia cartacea presso il destinatario secondo le modalità sopra indicate.

Si consiglia quindi vivamente in caso di invio della quarta copia via PEC in assenza di firma digitale di far seguire anche l’invio e archiviazione dell’originale cartaceo. Quest’ultimo sembra infatti conservare il valore legale in assenza di una firma digitale nella trasmissione via PEC.

Nel caso invece di invio quarta copia da PEC a PEC con firma digitale, non solo il PDF della quarta copia detenga valore legale me risulti essere la soluzione migliore per evitare smarrimenti e ritardi.