Conservazione e Tenuta digitale

Cosa c’entra la Conservazione Digitale con RENTRI?
Il RENTRI obbliga enti e aziende coinvolte nella gestione dei rifiuti a registrare tutte le operazioni in modalità digitale.

Sono coinvolte le aziende Produttrici iniziali di rifiuti pericolosi e le imprese che gestiscono, trasportano o smaltiscono rifiuti sia pericolosi sia non pericolosi, oltre che enti e imprese coinvolti in operazioni di recupero o smaltimento. Questi soggetti devono iscriversi al RENTRI per garantire la corretta registrazione delle operazioni nel rispetto della legge.

La tracciabilità su RENTRI è supportata da un Registro Cronologico Digitale, che sostituisce la gestione cartacea tradizionale oltre ai Formulari di Tracciabilità dei Rifiuti.

In questo modo, il Registro di Carico e Scarico dei rifiuti diventa un documento informatico a tutti gli effetti e il Formulario lo diventerà a partire da febbraio 2026. Ciò significa che:

• i documenti informatici come Registro Carico Scarico e Formulari digitali (2026) non possono più essere gestiti in modalità cartacea e pertanto eventuali stampe dei movimenti non hanno più alcun valore legale in sede di ispezione;
• deve essere gestito e conservato esclusivamente in formato digitale, secondo le normative vigenti per i documenti elettronici. Ad esempio, con Rifiutoo la Conservazione Digitale è integrata nel sistema.

Dal 2026 gli obblighi relativi a Tenuta e Conservazione digitale saranno applicati anche al FIR (Formulario Identificazione Rifiuti).

Attenzione a chi riporta della Conservazione Sostitutiva digitale: non stiamo parlando della stessa cosa.
Parlare di Conservazione Digitale dei documenti NON equivale a conservare una copia sostitutiva. Per essere precisi quindi e distinguere attentamente le due attività e Conservazioni:

• la Conservazione Sostitutiva digitale trasforma i documenti nati cartacei in documenti digitali (esempio scansionandoli e archiviandoli digitalmente);
• la Conservazione Digitale dei documenti informatici riguarda appunto quella documentazione che nasce digitale e deve seguire passi ben precisi inseriti nelle Linee Guida AdID e del CAD.

Approfondiamo cosa sia, in primo luogo, la Conservazione. La Conservazione digitale a norma garantisce nel tempo l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti digitali.

Il processo è regolato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che stabilisce le modalità operative, le specifiche tecniche e i modelli organizzativi da seguire.

La normativa digitale insieme alla normativa RENTRI designano dunque che il Registro Cronologico, in quanto al momento della scrittura di questo articolo il documento nativamente informatico, venga conservato secondo procedure specifiche che garantiscano:

• autenticità e integrità: i documenti devono essere conservati in modo che non possano essere alterati o modificati;
• immodificabilità: una volta creato e registrato il documento, esso deve essere protetto da ogni tentativo di manipolazione;
• accessibilità e leggibilità: i registri devono essere archiviati in formati che garantiscano la loro fruibilità nel tempo, anche in caso di cambiamenti tecnologici futuri.

In linea con il CAD, i documenti informatici devono essere conservati presso sistemi di Conservazione accreditati AgID. Questi sistemi garantiscono che i documenti siano mantenuti in conformità con gli standard di sicurezza, protezione e accessibilità previsti dalla legge.

Gli operatori devono, dunque:

• avviare la Conservazione a norma: assicurare che i documenti siano sottoposti a un processo di Conservazione conforme alle normative vigenti;
• rivolgersi a fornitori certificati: utilizzare servizi di Conservazione offerti da fornitori accreditati, analogamente a quanto avviene per la Conservazione delle fatture elettroniche.

La Conservazione, così come per i documenti elettronici di tipo contabile ad esempio le fatture elettroniche, deve essere operata almeno una volta all’anno.

Con il D.Lgs. 116/2020, che ha modificato il Testo Unico Ambientale (D.Lgs. 152/2006) recependo le direttive europee 2018/851 e 2018/852, i tempi di conservazione di registro di carico e scarico e formulari rifiuti sono stati ridotti da 5 a 3 anni.

Il Registro di Carico e Scarico Rifiuti deve quindi essere conservato per 3 anni dalla data dell’ultima registrazione. Resta invariato l’obbligo di conservazione a tempo indeterminato per i registri relativi alle operazioni di smaltimento in discarica, che devono essere consegnati all’autorità competente al termine dell’attività.

Anche per i Formulari, dunque, il termine di Conservazione è di 3 anni, uniformandosi a quello dei Registri. Si vuole sottolineare come, ancora una volta, i FIR diventeranno digitali a partire da febbraio 2026 come descritto nelle Guide RENTRI presenti su Rifiutoo.

Le tempistiche per la Conservazione dei Registri Carico Scarico Digitali sono stabilite dall’articolo 190 del Decreto Legislativo 152/2006, ed è responsabilità dell’operatore assicurare che i documenti siano conservati digitalmente per il periodo previsto dalla legge.

RENTRI e il sistema non fornisce servizi di Conservazione digitale, pertanto gli operatori devono affidarsi a fornitori esterni per garantire la conformità alla normativa. Rifiutoo, per aiutare produttori iniziali di rifiuti e Consulenti ambientali ad adempiere agli obblighi normativi previsti con l’introduzione di RENTRI, ha previsto la conservazione digitale dei documenti integrata nel suo servizio.

Come dicevamo, nel caso di utilizzo di un software gestionale rifiuti per la gestione del Registro Cronologico di Carico e Scarico, il trasferimento al sistema di Conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno. Si può procedere, in ogni caso, con maggiore frequenza per garantire l’immodificabilità del Registro, come previsto dalle diverse normative.

Le tempistiche coinvolte nella gestione del Registro di Carico e Scarico includono dunque:

1. tempistiche per le annotazioni: le annotazioni sul Registro Cronologico locale devono essere effettuate entro i termini stabiliti dall’Art. 190 del D.Lgs. 152/2006;
2. tempistiche per il trasferimento al RENTRI: i dati relativi ai movimenti annotati sul Registro Cronologico devono essere trasferiti al RENTRI secondo quanto stabilito dall’Art. 15 comma 2 del DM 59/2023;
3. tempistiche per la Conservazione del Registro: il documento elettronico del Registro Cronologico deve essere trasferito al sistema di Conservazione almeno una volta all’anno, secondo le norme civilistiche applicabili a tutti i registri tenuti ai fini amministrativi. Si ricorda che i Formulari di identificazione Rifiuti digitali saranno disponibili a partire da febbraio 2026.

È importante mantenere una chiara distinzione tra i movimenti annotati localmente e il Registro Cronologico nel suo complesso. I movimenti devono essere registrati localmente e successivamente trasmessi al RENTRI, mentre il Registro Cronologico digitale deve essere posto in Conservazione secondo le tempistiche stabilite.

La funzione “Export per Conservazione” prevista nel sistema/supporto RENTRI serve per trasferire il Registro al sistema di Conservazione, garantendo così la sua immodificabilità.

Si noti bene: il servizio messo a disposizione da RENTRI non opera come un gestionale. Pertanto l’export dei file per la Conservazione digitale dei file prevede l’utilizzo, dopo l’esportazione, di un servizio terzo. Rifiutoo ha integrato il servizio di Conservazione digitale di Registri e Formulari in modo conforme e rapido per aiutare Produttori iniziali di rifiuti e Consulenti Ambientali a semplificare il processo obbligatorio per normativa.

L’oggetto che viene portato in Conservazione è il Registro e/o i file nativamente digitali (dal 2026 anche i FIR digitali) e non i dati che vengono trasmessi al RENTRI.

Come stabilito dall’art. 4 del D.M. 59/2023, le registrazioni effettuate sul Registro di Carico e Scarico devono essere rese consultabili agli organi di controllo tramite mezzi informatici forniti dall’operatore, che è dunque responsabile anche del loro corretto funzionamento. Queste registrazioni costituiscono l’informazione primaria e originale, da cui è possibile effettuare riproduzioni e copie per usi consentiti dalla legge.

Gli operatori devono effettuare le registrazioni in modo da garantire la possibilità di riproduzione dei documenti posti in Conservazione e l’estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, relativamente alla serie di dati trasmessi al RENTRI. Questo è fondamentale qualora sia richiesto in sede di ispezioni o verifiche da parte degli organi di controllo.

La trasmissione al RENTRI consiste nell’invio obbligatorio dei dati relativi alla gestione dei rifiuti al Registro Elettronico Nazionale, mentre la Conservazione digitale a norma ha l’obiettivo di garantire nel tempo la validità legale e l’integrità dei documenti informatici, come i FIR e i Registri Cronologici.

La Conservazione digitale assicura accessibilità, autenticità e reperibilità dei documenti ed è regolata dall’AgID, che ne definisce i requisiti tecnici e organizzativi. Gli operatori sono tenuti ad avviare i documenti digitali alla conservazione a norma, mantenendoli disponibili per eventuali controlli e garantendone l’immodificabilità.

In sintesi, mentre la trasmissione al RENTRI riguarda la comunicazione dei dati al sistema centrale, la Conservazione digitale si occupa della loro tutela nel tempo, preservandone valore e conformità normativa.

Le regole operative per la Conservazione sono definite nelle Modalità operative 17 “specifiche tecniche”, approvate con Decreto Direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023 e pubblicate sul sito del RENTRI.

Per quanto riguarda la Conservazione digitale, tutti gli operatori, compresi coloro che utilizzano i servizi di supporto messi a disposizione dal RENTRI, devono rivolgersi a fornitori del servizio di Conservazione (come quelli che offrono servizi di Conservazione delle fatture elettroniche o come Rifiutoo che ha integrato il servizio nel gestionale). Come abbiamo visto sopra, i tempi di Conservazione dei Registri sono stabiliti dall’Art. 190 del D.Lgs. 152/2006.

Come anticipato, il Registro non potrà più essere tenuto in modalità cartacea o in sola modalità digitale scaricata in locale: in sede di ispezione da parte degli enti deputati al controllo (ARPA, NOE, ecc…) col fine di dimostrare la corretta tracciabilità della gestione dei rifiuti farà fede il Registro elettronico correttamente tenuto e conservato.

Vediamo il passaggio preciso dell’Art. 4 del succitato Decreto, che abbiamo già spiegato:

“… le registrazioni sono rese consultabili agli organi di controllo con mezzi informatici messi a disposizione dall’operatore, che ne deve assicurare il corretto funzionamento e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge…” e prosegue “… i numeri di ciascuna registrazione che compongono il Registro sono progressivi e non modificabili e garantiscono l’identificabilità dell’utente”

Per garantire l’opponibilità ai terzi, l’immodificabilità deve essere assicurata dal titolare del Registro e riferita al documento informatico in formato XML, predisposto secondo i modelli XSD pubblicati nel portale RENTRI, che Rifiutoo già prevede nella funzione dedicata.

L’immodificabilità può essere garantita sia proteggendo il documento da tentativi di modifica, sia mantenendo evidenza di eventuali modifiche apportate successivamente alla generazione del file, preservando comunque i dati originali.

In conclusione si ricorda che il RENTRI non innova la normativa circa i tempi delle registrazioni. Per i Produttori iniziali, dunque i 10 giorni lavorativi.

Abbiamo visto come la corretta Tenuta digitale del Registro di Carico e Scarico è operata nel rispetto delle due discipline concorrenti:

• ambientale: art. 190 del TUA (obbligo di registrazioni entro 10 gg lavorativi);
• digitale: DM 59/2023 – formazione del documento informatico in conformità al CAD e alle linee guida AgID.

Ricapitoliamo i passaggi da seguire per rispettare le disposizioni di legge e produrre documenti digitali validi per l’esibizione agli enti di controllo.

• Produrre un file XML contenente i movimenti degli ultimi 10 giorni.
• Applicare al documento una firma digitale o un sigillo elettronico.
• Archiviare i documenti prodotti seguendo le procedure informatiche definite nelle linee guida AgID.
• Almeno una volta all’anno, raccogliere i documenti, firmarli digitalmente con una firma qualificata e inviarli in Conservazione digitale presso un sistema accreditato AgID.

Per evitare sanzioni e semplificare i processi, Rifiutoo prevede tutti questi step in un unico servizio integrato di Conservazione digitale senza pensieri che riduce tempi ed errori.

Le imprese devono implementare procedure conformi per la Tenuta digitale del Registro Cronologico, garantendo che tutti i dati relativi alla gestione dei rifiuti siano registrati e conservati nel rispetto delle normative.

Se il servizio di Tenuta e Conservazione non è garantito dal software gestionale utilizzato l’azienda dovrà dotarsi dei seguenti strumenti informatici:

• firma digitale qualificata dell’amministratore o suo delegato alle funzioni ambientali;
• spazio di archiviazione presso conservatore accreditato AgID che ammetta la classe documentale Registro Cronologico di Carico e Scarico;
• esibitore web dei documenti conservati.

Scegliendo un software di gestione rifiuti con Conservazione digitale integrata, come Rifiutoo che la include nativamente, si potranno facilitare molto questi passaggi.

È fondamentale, inoltre, che il personale sia formato sull’uso delle piattaforme digitali e che le procedure di gestione e Conservazione dei documenti siano monitorate regolarmente per garantire il rispetto delle norme per gli obblighi di Tenuta a norma.

L’azienda deve inoltre dotarsi della figura del Responsabile della Conservazione e redigere il Manuale della Conservazione o integrarlo con l’inserimento dei dati relativi alla gestione del RENTRI.

Il Responsabile della Conservazione è una figura prevista dalle normative in materia di Conservazione digitale per garantire la corretta Tenuta e Conservazione dei documenti digitali aziendali, anche quelli relativi alla gestione dei rifiuti.

La nomina del Responsabile della Conservazione è obbligatoria per tutte le aziende che gestiscono documenti in formato elettronico, inclusi i Registri di Carico e Scarico dei rifiuti. La persona che ricopre il ruolo deve garantire che questi ultimi siano disponibili e utilizzabili in caso di controlli o verifiche da parte delle autorità competenti.

Il responsabile si occupa di definire le politiche di archiviazione, verificare l’integrità e la leggibilità dei registri nel tempo, garantire l’adozione di sistemi sicuri di Conservazione e monitorare l’accesso ai dati per evitare manomissioni o perdite.

Il Manuale della Conservazione è un documento obbligatorio che descrive le modalità con cui l’azienda conserva i propri documenti digitali, tra cui anche i Registri Cronologici dei Rifiuti.

Il manuale deve contenere tutte le informazioni relative alle procedure di Conservazione, come ad esempio i software utilizzati, i formati dei file, le misure di sicurezza adottate e le responsabilità interne.

Nel contesto della gestione dei rifiuti, il Manuale della Conservazione assume una particolare rilevanza poiché garantisce che tutte le operazioni di registrazione e Conservazione dei dati siano svolte in conformità con le normative vigenti.

Con il servizio di Rifiutoo trovi una bozza del manuale RENTRI pronto all’uso.

Per praticità riportiamo di seguito un estratto/esempio di alcuni dei metadati obbligatori per la conservazione digitale (già presenti e automatizzati nel servizio di Rifiutoo). Ci teniamo a sottolineare che potrebbero variare e non valere per tutti i soggetti conservatori, pertanto consigliamo un’attenta lettura della documentazione tecnica.