Ruoli RENTRI: profili e responsabilità

Definizioni, ruoli, profili e responsabilità del RENTRI: sistema gestionale, operatore, rappresentante e utente, incaricato e delegato sono definiti dal DM 59/2023 per garantire la tracciabilità dei rifiuti

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Il RENTRI non è solo un obbligo normativo, ma un vero e proprio sistema digitale per la tracciabilità dei rifiuti. Al suo interno, ogni soggetto assume un ruolo preciso, con compiti e responsabilità che incidono sulla corretta gestione dei Registri e dei Formulari.

Questa guida analizza in dettaglio le definizioni, i ruoli e profili utente previsti dal RENTRI definiti dal D.M. 59/2023, per chiarire chi entra nel RENTRI, chi può gestirlo, come funziona la ripartizione dei ruoli operativi e supportare le aziende a comprendere al meglio l’ecosistema digitale in cui sono chiamate e obbligate a muoversi.

Per le aziende, vedremo come la scelta di strumenti adeguati come software interoperabili con il RENTRI sia fondamentale per rispettare gli obblighi senza complicazioni.

Sistema Gestionale

Per operare nel RENTRI le imprese possono scegliere se utilizzare i servizi di base messi a disposizione direttamente dalla piattaforma, oppure affidarsi a un software gestionale interoperabile, capace di dialogare con il sistema e di rendere più semplice e sicuro l’adempimento nelle operazioni quotidiane.

In questo quadro, il RENTRI agisce come erogatore di servizi, mettendo a disposizione un set base di strumenti digitali per la vidimazione e la gestione dei registri e dei formulari, mentre gli operatori che scelgono di collegarsi tramite interoperabilità diventano fruitori dei servizi, integrando direttamente il proprio gestionale con il sistema.

Con sistema gestionale in ambito RENTRI si intende, dunque, un software di gestione dei rifiuti compatibile con la piattaforma.

Non tutte le imprese con obbligo di iscrizione, però, dispongono di un gestionale programmato per la gestione dei rifiuti. È verosimile che realtà strutturate come gestori di impianti, intermediari o commercianti abbiano da tempo adottato programmi dedicati, ma lo stesso non si può dire per i trasportatori di piccole dimensioni o per molti produttori iniziali di rifiuti. Nel tessuto produttivo italiano, costituito in larga parte da piccole imprese, il ricorso a soluzioni digitali non è ancora diffuso in modo uniforme.

Per questo il RENTRI mette comunque a disposizione strumenti nativi che consentono di compilare e trasmettere i dati direttamente sulla piattaforma. In ogni caso, affidarsi unicamente agli strumenti forniti da RENTRI significa utilizzare soluzioni pensate per adempiere agli obblighi di base, ma che difficilmente riescono a rispondere alle necessità di chi deve coordinare processi complessi o garantire un controllo costante delle operazioni relative ai rifiuti aziendali.

È in questi casi che l’adozione di un software dedicato e interoperabile con il RENTRI diventa strategica: consente di ridurre il rischio di errori, di avere Registri Carico Scarico sempre aggiornati e di concentrare in un unico ambiente tutti gli adempimenti digitali.

Soluzioni come Rifiutoo, progettato per dialogare con RENTRI, trasformano un obbligo normativo in un processo semplice, sicuro ed efficiente.

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Operatore

Come abbiamo visto, quando parliamo di fruitore dei servizi ci riferiamo all’operatore che si collega al RENTRI tramite interoperabilità applicativa. Ma chi entra nel RENTRI? Chiariamo  chi è l’operatore nello specifico,

Il termine “operatore” il D.M. 59/2023 indica il soggetto che si iscrive al RENTRI. Può trattarsi di un’impresa registrata al Registro delle Imprese, di un ente presente in IndicePA o di un libero professionista.

Si tratta, di base, degli stessi soggetti obbligati all’iscrizione individuati dalla normativa, ma osservati qui dal punto di vista interno al sistema: nel momento in cui si iscrivono al RENTRI, assumono il profilo operativo di Operatore nelle interazioni con RENTRI.

Sono operatori i Produttori di Rifiuti speciali pericolosi, le imprese con più di dieci dipendenti che generano Rifiuti speciali non pericolosi da lavorazioni industriali o artigianali, i trasportatori, gli intermediari, i commercianti senza detenzione e i gestori di impianti.

Vi rientrano anche i consorzi istituiti per la raccolta e il recupero di particolari tipologie di rifiuti, i sistemi autonomi di gestione degli imballaggi e, per effetto della normativa, anche soggetti delegati come associazioni imprenditoriali, società di servizi o gestori di circuiti organizzati di raccolta.

Responsabilità dell’Operatore

Il primo compito dell’operatore è l’iscrizione al RENTRI, accedendo all’area riservata “Operatori” sul portale RENTRI. In questo modo, entra ufficialmente nel sistema.

Durante la fase di iscrizione, l’operatore deve dichiarare le attività svolte, come la produzione di rifiuti, il recupero, lo smaltimento, il trasporto o l’intermediazione, così che il RENTRI possa collegare correttamente ogni flusso documentale all’attività effettivamente esercitata.

Contestualmente deve anche iscrivere le unità locali in cui svolge le attività. La definizione di unità locale e le modalità con cui queste sedi devono essere registrate non sono sempre intuitive. Per capire come iscrivere correttamente le sedi operative, rimandiamo alla nostra guida su che approfondisce il ruolo delle Unità Locali nel RENTRI per capire bene come funziona. In ogni caso, una volta iscritte le unità locali di propria competenza, l’operatore deve associare a ciascuna di esse un registro cronologico digitale di carico e scarico, che costituisce la base della tracciabilità interna.

Gestione dei Registri

La gestione dei registri nel RENTRI da parte dell’operatore inizia con la vidimazione digitale, un passaggio obbligatorio per l’apertura di ogni registro. Una volta vidimato, il registro deve essere costantemente alimentato: l’operatore è chiamato a compilare e gestire le annotazioni di carico e scarico tramite i servizi di supporto del RENTRI o il proprio software rifiuti come ad esempio Rifiutoo che aiuta ad evitare errori di compilazione, assicurandosi che siano coerenti con le attività dichiarate in fase di iscrizione.

Le informazioni inserite a sistema non sono condivise con il RENTRI finché non viene effettuata la trasmissione dei dati al RENTRI, che deve avvenire con cadenza mensile ed entro la fine del mese successivo all’annotazione. Inoltre, qualora si rendesse necessario correggere errori o modifiche, l’operatore può rettificare e annullare le annotazioni.

Per rendere questi passaggi più fluidi ed evitare ridondanze manuali, strumenti come la funzione Registro Carico e Scarico di Rifiutoo consentono di gestire l’intero processo in formato digitale e integrato con RENTRI.

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Gestione dei Formulari

Gli operatori possono vidimare digitalmente i Formulari di Identificazione del Rifiuto, esclusivamente tramite il portale RENTRI, e assegnare a ciascun formulario un numero univoco.

Dopo la vidimazione, il FIR può essere compilato ed emesso utilizzando il gestionale aziendale per i rifiuti, i servizi di supporto del RENTRI o, nei casi più semplici, anche manualmente: a inserire i dati obbligatori è il produttore o detentore del rifiuto, oppure, su richiesta, il trasportatore.

Per i FIR dei rifiuti pericolosi, l’operatore deve trasmettere i dati al RENTRI tramite interoperabilità, mentre la restituzione della copia completa resta in capo al trasportatore, che la consegna al produttore o al detentore, e che può comunque essere scaricata dal portale in copia completa.

È prevista inoltre la possibilità per l’operatore di annullare un FIR già emesso, purché non sia stata ancora restituita la copia da parte del trasportatore. Un supporto operativo a queste attività arriva da soluzioni come la funzione Formulari in cloud di Rifiutoo, che permette di vidimare, compilare, trasmettere e archiviare i formulari in un unico ambiente integrato con RENTRI.

Utente e rappresentante

L’utente è la persona fisica che accede al RENTRI con strumenti di autenticazione digitale come SPID, Carta d’Identità Elettronica o Carta Nazionale dei Servizi, e che ha il titolo per rappresentare l’operatore all’interno della piattaforma.

Nella maggior parte dei casi questo ruolo coincide con il rappresentante legale dell’impresa, dell’ente o dello studio professionale tenuto all’iscrizione, poiché solo chi detiene il potere di rappresentanza può creare e validare il profilo dell’operatore nel sistema.

È importante sottolineare che l’utente non coincide necessariamente con la persona che materialmente inserirà i dati: nella pratica quotidiana, infatti, il data entry viene spesso affidato a incaricati appositamente abilitati, come vedremo di seguito, mentre l’utente-rappresentante mantiene il compito e la responsabilità formale dell’accesso e dell’accreditamento al RENTRI.

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Responsabilità del rappresentante

Come anticipato, il primo accesso al RENTRI e la creazione del profilo operatore spettano al rappresentante, che deve accreditarsi dimostrando il proprio titolo di rappresentanza. La verifica sull’accreditamento avviene in modo automatico attraverso l’interoperabilità con il Registro delle Imprese, l’IndicePA o le banche dati dell’Anagrafe Tributaria e dell’INI-PEC, così da garantire che solo chi è legittimato possa agire in nome dell’impresa o dell’ente.

Una volta accreditato, il rappresentante ha la facoltà di abilitare una o più persone, gli incaricati, che possono operare sul RENTRI per conto dell’operatore e occuparsi della gestione quotidiana dei dati. Resta però inteso che, anche laddove la compilazione materiale venga demandata ad altri, la responsabilità legale è dell’utente rappresentante. Eventuali sanzioni o illeciti ricadono infatti sul legale rappresentante dell’impresa o dell’ente produttore di rifiuti.

Incaricato

L’incaricato è la persona fisica designata dal rappresentante per operare sulla piattaforma RENTRI. Ha infatti il compito di inserire a sistema i dati richiesti per trasmetterli al RENTRI, perciò non deve avere necessariamente titolo di rappresentanza dell’operatore, e può essere interno o esterno all’azienda.

Anche l’incaricato accede alla piattaforma con la propria identità digitale e può a sua volta abilitare altri soggetti, i cosiddetti sub-incaricati. In questo modo, ad esempio, un direttore di stabilimento incaricato dal legale rappresentante può attribuire l’operatività sul RENTRI al responsabile HSE o ad altre figure aziendali, creando una catena di deleghe interne.

Nel caso si adottasse un software come Rifiutoo, l’accesso ai sub-incaricati può essere fatto con credenziale e non avvenire con SPID. Ogni utente su Rifiutoo è dotato di poteri decisi dall’utenza admin. In particolare è possibile decidere quale tipo di attività può svolgere (modificare, visualizzare Registri, Formulari, Interoperabilità RENTRI, …) grazie al sistema granulare di accesso studiato per gli operatori su Rifiutoo. Questo su RENTRI non è possibile effettuarlo.

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Responsabilità degli incaricati

Come abbiamo visto, l’incaricato accede al RENTRI con le proprie credenziali digitali, come SPID, CIE o CNS, e può utilizzare i servizi della piattaforma per conto dell’operatore. Al profilo dell’operatore può essere affidata anche la gestione di pratiche delicate come la compilazione e la trasmissione dell’iscrizione, oltre alla gestione ordinaria dei dati.

Il rappresentante può decidere di limitare l’operatività di un incaricato a una o più unità locali, in modo da distribuire le attività degli incaricati per unità locali specifiche. Solo in questo perimetro, all’incaricato è consentito di abilitare altri soggetti sub-incaricati, fermo restando che l’incaricato agisce sempre seguendo le istruzioni impartite dall’operatore, e che le eventuali sanzioni o responsabilità per illeciti continuano a riferirsi al legale rappresentante dell’impresa o dell’ente.

Delegato

Nel sistema RENTRI il delegato è un soggetto esterno, come un’associazione imprenditoriale, una società di servizi o un gestore di raccolta, che può operare per conto dei produttori iniziali di rifiuti. Abbiamo dedicato un approfondimento specifico alla guida Soggetti Delegati RENTRI, dove spieghiamo nel dettaglio come funziona la delega e quali obblighi comporta.

In sintesi, i delegati devono iscriversi a una sezione apposita del portale, accreditarsi dimostrando i requisiti richiesti e confermare le richieste di delega ricevute dai produttori.

Una volta presentata la domanda di iscrizione, la verifica dei requisiti del soggetto delegato viene svolta dalla Sezione regionale dell’Albo Gestori Ambientali competente per territorio, con il supporto della Camera di Commercio e della Segreteria del Comitato nazionale. In caso di esito positivo, il richiedente ottiene l’abilitazione ad operare nel RENTRI in qualità di delegato.

Dopo l’accreditamento, il delegato può occuparsi della registrazione dei produttori che lo hanno incaricato. L’iscrizione avviene inserendo il codice fiscale dell’operatore delegante: se si tratta di un’impresa già presente nel Registro delle Imprese, i dati vengono importati automaticamente, mentre nei casi in cui il produttore non sia registrato è previsto l’inserimento manuale delle informazioni. In questo modo viene creato il profilo dell’operatore delegante e attivata un’area riservata, attraverso la quale quest’ultimo può consultare in ogni momento le attività svolte per suo conto.

Anche i delegati sono soggetti al pagamento di diritti di segreteria e contributi annuali, con possibilità di versarli anche per conto del delegante.

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Fonti:

Domande frequenti sui Ruoli e sulle responsabilità RENTRI

  • Chi può fare il primo accesso al RENTRI per l’impresa?

    Un utente con titolo di rappresentanza (di norma il legale rappresentante), verificato via interoperabilità con Registro Imprese/IndicePA/Anagrafe Tributaria–INI PEC.

  • Il legale rappresentante deve sempre usare personalmente il portale?

    No: dopo l’accreditamento può abilitare uno o più incaricati per l’operatività quotidiana, mantenendo il presidio formale dell’account.

  • Si può cambiare il rappresentante dell’operatore nel RENTRI?

    Sì. In caso di variazione del rappresentante, il nuovo soggetto deve accedere all’area Operatori del portale RENTRI e autenticarsi con la propria identità digitale. La prima operazione richiesta è l’accreditamento dell’operatore tramite la funzione “Strumenti/Accredita operatore”, così da consentire al sistema di verificare il titolo di rappresentanza. La verifica avviene in automatico grazie all’interoperabilità con le principali banche dati. Gli enti ricevono una comunicazione via PEC dal RENTRI per confermare il potere di rappresentanza. Gli incaricati già abilitati dal precedente rappresentante restano attivi e possono continuare a operare senza interruzioni.

  • Quali operazioni può fare un incaricato sul RENTRI?

    L’incaricato può completare la pratica di iscrizione, compilare e gestire registri e FIR e trasmettere i dati, nei limiti fissati dal rappresentante (anche per singole unità locali).

  • Chi è responsabile se un incaricato sbaglia?

    L’incaricato opera seguendo le istruzioni dell’operatore; le sanzioni e gli illeciti restano riferiti al responsabile legale dell’impresa o dell’ente.

  • Con un software interoperabile ho comunque la vidimazione digitale sul RENTRI?

    Sì. La vidimazione rimane un passaggio ufficiale che avviene sempre tramite RENTRI. La differenza è che con i formulari in cloud di Rifiutoo la procedura è integrata: non devi passare da un sistema all’altro, perché la piattaforma dialoga direttamente con il portale.

  • Posso correggere facilmente errori su registri e formulari digitali?

    Il portale RENTRI prevede rettifica e annullamento, ma richiede di gestirli manualmente. Con Rifiutoo hai funzioni dedicate per gestire correzioni e aggiornamenti, mantenendo la conformità senza rischiare di perdere il filo tra le operazioni.

✅ Questo è un contenuto originale scritto dai nostri esperti con il supporto delle IA

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Redatta e revisionata da un nostro espertə

Foto autore di Marco Battaglia, Rifiutoo

Marco Battaglia

Adattamento per la pubblicazione online

Michela Gallo

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